SETTING PRIORITIES (การจัดลำดับความสำคัญของงาน)

กฎ 80:20 เนื้องานเพียง 20% ส่งผลต่อผล 80% ส่วนงาน 80% ให้ผลเพียง 20%

คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่าเรามีเวลาที่จำกัด ในขณะที่ปริมาณของงานดูเหมือนจะมีไม่สิ้นสุด การเลือกทำในงานที่สร้างผลกระทบก่อนจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ ตอนนี้ผมยึดหลักในการทำงานโดยแบ่งงานเป็น 4 ประเภทด้วยกัน ABCD

1. A คืองาน เร่งด่วนและสำคัญ หาคนมาทำแทนเราไม่ได้ จะเกิดผลเสียตามมาหากเราไม่ลงมือจัดการงานประเภทนี้ เปรียบได้กับ ก้อนหิน
2. B คืองาน ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ หาคนมาทำแทนเราไม่ได้ จะเกิดผลเสียหรือเสียโอกาสเพียงเล็กน้อยหากไม่ลงมือทำ เปรียบได้กับ ก้อนกรวด
3. C คืองาน เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ บางครั้งหาคนมาทำแทนเราได้ เปรียบได้กับ ทราย
4. D คืองาน ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ บางครั้งหาคนมาทำงานแทนเราได้ เปรียบได้กับ น้ำ

ผมเข้าใจว่าการใช้วิธีเปรียบเทียบงานทั้ง 4 ประเภทเป็น หิน กรวด ทราย น้ำ มีที่มาจากปรัชญาของคนจีน หากเราทำงานที่เป็นน้ำหรือทรายก่อน ก้อนหินและก้อนกรวด เราก็จะไม่มีพื้นที่ว่างเพียงพอสำหรับการทำงานที่สำคัญ อย่างก้อนหินและก้อนกรวด

ผมก็มานั่งนึกต่อไปว่าทำไมเขาถึงต้องเปรียบเทียบงานกับหิน กรวด ทรายด้วย ก็ได้ความว่า งานที่สำคัญ นั้นมักจะเป็นงานที่ยากและเราไม่อยากทำ ต้องใช้สมาธิจดจ่อเป็นเวลานาน

ในสังคมยุคปัจจุบันที่คนเราถูกรบกวนจากสังคมโซเชียลได้ง่ายมาก สมาธิของเราเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่สั้นมาก เราทำงานหลายอย่างพร้อมๆกัน ผลสุดท้ายแล้วก็ไม่ได้งานซักอย่างหนึ่ง

ถ้าใครเคยอ่าน Eat That Frog! ของ Brian Tracy เขาจะแบ่งเพิ่มขึ้นมาอีกหมวดหนึ่งคือ E คือ Eliminate คือกำจัดงานประเภทนี้ซะ เพื่อเราจะได้มีเวลาเพิ่มมากขึ้นไปทำอย่างอื่น

ผมพยายามหาเครื่องมือที่เหมาะกับการจัดระบบระเบียบงาน จนแล้วจนรอดผมพบว่าใช้ Excel เนี่ยหละดีสุดแล้ว เราไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรม และเราสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของตนเอง มีสูตรพร้อมในการทำสรุปผลต่างๆ

บทความโดย: Teacher Jak